Sunday, June 23, 2019


Bài note của Trương Văn Sơn, xin note lại trên đây, để dành lâu lâu đọc lại.
------

Hôm qua có đi một buổi techtalk của anh Huy Nguyen bên Holistics về văn hóa communica trong công ty, thấy cũng có nhiều thứ hay ho và áp dụng được nên viết recap lại cho ai quan tâm mà không đi được. Những nội dung chính của buổi nói chuyện gồm những phần chính sau:
  • Group chat tốt cho những việc gì?
  • Khi nào thì group chat là một giải pháp tồi tệ?
  • Những nhược điểm của group chat.
  • Giải pháp.
  • Những lợi ích đem lại.
  • Giải pháp thực tế được áp dụng tại Holistics.
Sau đây sẽ là chi tiết nội dung từng phần

1.Group chat tốt cho những việc gì?

Để giải quyết những vấn đề khẩn cấp.
Xử lý những vấn đề liên quan đến vận hành.
Feedback nhanh.
Để vui vẻ, tạo không khí thoải mái, giúp mọi người cảm giác như mình đang ở nhà.

2. Khi nào thì group chat là một giải pháp tồi tệ?

Giải quyết những vấn đề quan trọng.
Tìm hiểu về những kiến thức chưa biết.
Cần ai đó feedback hoặc đưa ra những quyết định nào đó.

3. Những nhược điểm của group chat.

Khi mọi người cứ liên tục hoạt động rồi chat những công việc trên group chat thì cảm giác giống như chúng ta có một cuộc meeting trong cả ngày vậy, có thể tạo cho mọi người cảm giác mệt mỏi khi cứ phải tập trung vào đó.

Nó vô tình tạo ra một văn hóa đó là mọi thứ đều cần được xử lý ngay lập tức trong khi trong thực tế thì chuyện đó lại gần như rất ít việc phải như vậy.

Thường khi chat mọi người sẽ nghĩ tới đâu viết tới đó, ít khi mọi người suy nghĩ đầy đủ và đưa đầy đủ thông tin trong 1 lần chat, sẽ chia ra từng câu, từng đoạn nhỏ, nghĩ tới đâu chat tới đó, trong khi đó có nhiều khi còn có những người họ chen ngang vào dẫn đến nội dung truyền tải sẽ bị ngắt quãng. Điều này dẫn đến hệ lụy lâu dài đó là thường mọi người khi gặp một vấn đề nào đó họ sẽ phản ứng rất nhanh, không suy nghĩ kỹ càng. Cái gì cũng muốn ngay lập tức.

Context-switching: Nội dung của các đoạn chat sẽ thay đổi liên tục.
Từ việc context-switching dẫn đến việc khi một người không theo dõi đoạn hội thoại sẽ không biết chuyện gì đang xảy ra? Mọi người đang nói chuyện gì? Không biết nên bắt đầu tìm hiểu lại vấn đề đang nói từ đâu hoặc thấm chi là không biết được mình có đã bỏ qua điều gì quan trọng hay không?
Vì những đoạn chat liên tục dẫn đến khi muốn truy cập lại thì không biết phải làm sao. Ví dụ như bạn đưa ra 1 quyết định trong 1 đoạn hội thoại nhưng 3 tháng sau vấn đề này lại có một số trục trặc và bạn không thể nhớ ra vì sao hồi đó mình lại đưa ra giải pháp như vậy, giờ muốn thay đổi nhưng lại không biết có được không...

Những group chat dẫn đến việc nhiều khi chúng ta thông báo cho những người không cần thiết, có những việc nhiều khi chỉ cần duy nhất 1 người nào đó thực hiện thôi là đủ, tuy nhiên khi vào group chat thì mọi người đều được thông báo, và để đảm bảo rằng có liên quan đến mình hay không thì mọi người sẽ phải kiểm tra trong khi đang làm việc khác.

Thường thì người ta chỉ nghỉ cho mình, chỉ quan tâm đến bản thân chứ ít khi nghĩ đến cái giá phải trả của người đọc, phản hồi. Chính vì vậy họ thường ghi lan man, không tập trung vấn đề dẫn đến việc khó khăn trong việc hiểu rõ ràng 1 vấn đề nào đó. Ở phần này anh Huy có đưa ra một ví dụ khá hay đó là hồi trước, khi gửi một SMS chúng ta sẽ phải trả phí cho mỗi SMS đó, chính vì vậy chúng ta sẽ suy nghĩ kỹ càng, viết rõ ràng và rành mạch và tận dụng hết số ký tự cho phép dẫn đến những tin nhắn đó rất hiệu quả. Còn bây giờ khi mà các ứng dụng để chat vô vàn và hầu như đều miễn phí dẫn đến việc chat không còn hiệu quả như trước nữa.

4. Giải pháp: Giao tiếp bất đồng bộ.

Không cần phải phản hồi ngay lập tức. Thực sự những việc cần phải phản hồi ngay lập tức trong công việc không nhiều như chúng ta tưởng, hoàn toàn có thể phản hồi sau. Nếu có việc gì cần cấp thiết sẽ có những phương pháp khác.

Hãy luôn cảm thấy mọi thứ vẫn sẽ ổn nếu chúng ta không hoạt động liên tục trên các group chat
Có những quy ước rõ ràng trong việc làm phiền. Ví dụ như khi bạn cần tập trung làm việc thì mình sẽ đeo headphone và khi đó trừ khi việc cực kỳ khẩn cấp phải giải quyết ngay lập tức thì mọi người không nên làm phiền bạn, tránh làm bạn mất tập trung dẫn đến làm việc không hiệu quả.
Nếu có vấn đề gì đó quan trọng thì tốt nhất nên viết ra chứ không nên chỉ để trong suy nghĩ rồi đi chat. Phải suy nghĩ thật kỹ càng cũng như sắp xếp mọi thứ rõ ràng rành mạch, cung cấp cho mọi người đầy đủ thông tin.

Không nên chat theo kiểu từng dòng từng dòng một. Giống như kiểu chat “ A ơi” rồi chờ nửa tiếng sau người ta trả lời lại rồi mới đi vào vấn đề rồi lại phải chờ tiếp 1 tiếng nữa để chờ người ta giải quyết vấn đề của bạn. Nên đưa đầy đủ thông tin cần thiết, tóm gọn mọi thứ để người nhận có thể dễ dàng hiểu được vấn đề.

Tập quen với cách giao tiếp theo kiểu remote, có thể người nhận chỉ ngồi cách chúng ta 1 dãy bàn, tuy nhiên hãy coi như là có thể họ đang làm việc ở một múi giờ nào đó khác với bạn, có thể là ở bên nửa kia địa cầu, có thể là phải sau 12h nữa họ mới có thể ngủ dậy, kiểm tra và phản hồi lại cho bạn được.

Học cách để viết một cách hiệu quả hơn. Mỗi khi có một vấn đề hay có giải pháp gì tốt nhất nên viết ra một cách rõ ràng để mọi người có thể hiểu được.

5. Những lợi ích đem lại.

Chúng ta sẽ có thời gian tập trung để có thể làm việc hiệu quả hơn.
Có thêm thời gian để suy nghĩ nên những câu trả lời hay phản hồi sẽ chỉnh chu cũng như giá trị hơn so với việc phải trả hồi ngay lập tức.
Bằng việc viết ra mọi thứ, chúng ta sẽ càng ngày càng tích lũ được nhiều tài liệu cũng như kiến thức mỗi khi nói chuyện về một vấn đề nào đó.

6. Giải pháp thực tế được áp dụng tại Holistics.

Đương nhiên là chúng ta không thể phủ nhận những lợi ích của các ứng dụng hay các group chat, chính vì thế nếu trong bất kỳ các cuộc trò chuyện nào có những thứ liên quan đến công việc hay có những việc cần phải làm thì sẽ ngay lập tức đề nghị chuyển sang các PM tool( như trello hay asana) và phải viết mô tả rõ ràng có vấn đề gì, cần giải quyết những thứ gì....

Cần phải ghi chép lại tất cả mọi thứ, từ những vấn đề trong công ty cho đến những lần đi ra ngoài, gặp khách hàng, có gì thì vẫn nên viết lại, sẽ có những teamplate để mọi người viết theo để mọi người khi đọc đều có thể dễ dàng hiểu được.

Tạo nên wiki nội bộ. Wiki này sẽ giúp cho mọi người nếu muốn tự tìm hiểu về thứ gì đó thì đều có thể tự tìm ra những tài liệu liên quan đề đọc và hiểu về nó. Ở Holistics thì sử dụng Notion để build Wiki riêng. Bản thân mình cũng mới sử dụng Notion để viết note trong thời gian gần đây, khá là tiện dụng cũng như đáng đồng tiền bát gạo(4$ 1 tháng), cơ mà nếu xài theo team thì là 8$ cho 1 người 1 tháng, cũng hơi chua.

Những trao đổi về một vấn đề hay tài liệu nào đó đều được thực hiện trực tiếp trên các tài liệu đó. Mỗi khi có những cập nhật thì owner của tài liệu đó sẽ có trách nhiệm cập nhật cũng như thay đổi.


<Hết>